Prestatiebeheer

Met eXcelans Timesheet hebt u een volledig tijdsregistratie te uwer beschikking:

  • Gebruik een eenvoudige tijdsregistratie: u hoeft geen complexe projectstructuren op te zetten om met het ingeven te starten.
  • Geef naast de prestaties ook de (on)kosten in
  • Visualiseer overzichtelijke lijsten van de prestaties per klant, per project, per gebruiker,... Elkeen van de lijsten is uiteraard exporteerbaar naar MS Excel of PDF.
  • U kan meteen doorfactureren: de facturen worden automatisch aangemaakt op basis van de ingegeven prestaties/kosten.
  • Factureer forfaits en voorschotten: u kan te allen tijde een overzicht opvragen van de verschillen tussen geregistreerde uren/kosten en gefactureerde bedragen.
  • Analyseer uw rentabiliteit door de kost van de gepresteerde uren te vergelijken met de uiteindelijk gefactureerde uren
  • Op een minimum aan tijd is het systeem gebruiksklaar !

De Timesheet-module gebundeld met de facturatiemodule bevat alle functionaliteiten die u nodig heeft met betrekking tot het beheren van de prestaties, de (on)kosten, de facturatie en de analyse van de rentabiliteit.

eXcelans bevat een volledig relatiebeheer: voer uw klanten in en maak groepreferenties aan. Deze groepreferenties zijn de onderwerpen waaraan u de prestaties zal koppelen. Deze onderwerpen zijn afhankelijk van uw activiteit en kunnen projecten, opdrachten, enz. voorstellen.

Hoewel het relatiebeheer voornamelijk een ondersteunende functie heeft voor het prestatiebeheer en de facturatie, kan u het uiteraard in een ruimere context gebruiken en bijv. uw contactpersonen, nota's, intra-company relaties e.d. ook in bijhouden. Indien u nog geen centraal relatiebeheer heeft, slaat u meteen twee vliegen in één klap!

 

De prestaties en kosten worden in een lijst ingegeven waarvan het principe gelijkaardig is aan het invullen van cellen in MS Excel. Er hoeven geen complexe detailschermen geopend te worden. Hierdoor kan de eindgebruiker meteen in een vertrouwde omgeving aan de slag en is de opstarttijd heel klein.

Ter voorbereiding van de facturatie moet de manager de prestaties overlopen en bepalen welke prestaties gefactureerd zullen worden, deel uitmaken van een forfait, verloren zijn, enz.

 

U kan de facturatie automatisch laten lopen voor alle prestaties die aangeduid werden als zijnde factureerbaar (zie vorige stap). Het voordeel van deze doorfacturatie is dat u per factuur meteen een uitdraai van de gefactureerde prestaties kan opvragen en afdrukken.

Uiteraard kan u eveneens manueel facturen toevoegen om bijv. voorschotten of forfaits te factureren.

 

Met eXcelans is een krachtige rapporteditor inbegrepen evenals een set van standaard factuurlayouts. U kan hiermee heel snel uw eigen factuurlayouts ontwerpen en zo een eigen afwerking aan uw facturen meegeven.

 

In een krachtige draaitabel kan u data-analyses opvragen van de prestaties per klant, gebruiker, groepreferentie (zie hoger),... Hiermee kan u een stap verder gaan dan het louter verwerken en doorfactureren van uw prestaties: u kan effectief managementbeslissingen gaan nemen op basis van duidelijk en overzichtelijk cijfermateriaal.

 

Wanneer u met voorschotten of forfaits werkt moet u uiteraard te allen tijde een oog blijven houden op het verschil tussen de gefactureerde bedragen en de reëel gepresteerde uren. eXcelans bevat een overzichtsscherm waarin u in één oogopslag kan zien wat de gepresteerde uren zijn, gecombineerd met de gefactureerde bedragen.

Op basis hiervan kan u de rentabiliteit van forfaits bepalen en voorschotten factureren wanneer u merkt dat het vorige voorschot bijna opgebruikt is.